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今年のToDoは予定時間通りに片付いてる?Toodledoでの実績を一瞬でグラフ表示

2月中旬となり、今年新しくタスク管理を試された方も、色々と結果が出始めている時期かもしれません。 Toodledoでタスクと実績を管理されている方向けに、前回 ToDo完了までに何分掛かった?ログを活かして終了予定を見通すためのToodledoブックマークレット という、見るからにややこしいツールをご紹介しました。w Proアカウント の方限定となってしまいますが、Toodledoにはビジュアルでタスクの状態を確認できる S…
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ToDo完了までに何分掛かった?ログを活かして終了予定を見通すためのToodledoブックマークレット

「何に時間を費やしているか」 「毎日やっているタスクは平均どれくらいの所要時間なのか」 タスク管理に関心のある方なら、一度は気になるのがこの「タスクやToDoへ投下した時間の検証」ではないでしょうか。 Toodledoではタスクごとに設定できる「1.Length」「2.Timer」項目を使用して、「1.見込みの処理時間(見積)」「2.処理に要した時間(実績)」をログとして残すことができます。 今回このログを使い、所要時間の見積もりを見直すためのブックマークレットを作成しました。 実績を把握し、見積をチューニングしておけば 「もう時間が無い…何してたんだ!」 「予定が狂った!こんなハズじゃなかったのに…」 という場面を少しは減らせるかもしれません。 さらには想定外の「割り込みタスク」にも臨機応変、かつ柔軟に対応できるような “余裕” を生んでくれる可能性もあります。 Toodledoでログ取りを実践されている方はもちろん、これから試そうかな…という方にもご活用いただき、実績に基づく時間配分、見積精度のカイゼン、余裕ある実行計画の作成等にぜひともお役立ていただけると幸いです。 ツールの概要、考え方 Toodledoでは Length、Timer といったの "時間" 項目を上手く利用して『限りある時間の中で何ができるか』を視覚で確認しながら、タスクを処理していくことができます。 この手法は当ブログお勧めの「タスク管理方法」で、今までも ・見積時間・終了時刻を表示する「EndTime2」 ・ログを記録する「TaskLog」 などを補助ツールとして作成し、ご紹介してきました。 今回、保存したToodledoのログを元にして、タスクに設定している見積時間の見直しをおこなうためのブックマークレットを作成しました。 (「EndTime2」、「TaskLog」を利用していなくても、 Length、Timer の履歴があれば今回のブックマークレットは機能します。) このブックマークレットで出来ること Toodledoのタスク一覧画面で実行すると「Timer」項目(タスクの実績作業時間)に値が入っているタスクを集計対象として、件数をカウントします。 次に、そのタスクの「Length」(実績)、「Timer」(実績)の値を取得して、"合計" と "平均"…
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ToodledoTipsに日本語ヘルプを追加しました(GTD、サブタスク、メールでタスク登録、検索&一括編集、ロケーションリマインダ、共有)

新しい年を迎え、Toodledoを使い始めてみようかな…という方も多いかもしれません。 そんな方のお役に立てればと、ToodledoTips(ファンによるToodledo日本語解説サイト)に新しいヘルプを追加いたしました。 過去ブログでご紹介した本家サイトの日本語訳を中心にまとめています。 Toodledoを活用される際の一助になれば幸いです。 ToodledoTipsのご紹介 以前、みんなのToodledo(仮称)としてご紹介した、日本語でToodledoのヘルプやチュートリアルを紹介するサイトにヘルプを追加しました。 ヘルプの詳細ページはこちら ですので早速見るよ、という方はどうぞご覧ください。 (以下の画像はキャプチャなのでクリックできません。ごめんなさい。) 以下、今回追加・整理したヘルプの簡単なご説明です。 Emailからタスクを操作する Toodledoにはメールを経由したタスク操作の機能が提供されています。 このヘルプでは、タスクの新規登録を中心に、環境設定の仕方、メールの文法等を解説しています。 Emailからタスクを操作する|基本・ヘルプ|Toodledo Tips   サブタスクを活用する Proアカウント以上限定ですが、Toodledoのタスク管理の特徴とも言えるサブタスク機能について解説しています。 ブログでご紹介した簡単な説明動画も掲載していますのでぜひご覧ください。 サブタスクを活用する|基本・ヘルプ|Toodledo Tips   タスク…
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夏休み明けから本気出す…溜まったToodledoタスクの整理にオススメのサーチ10選

今年の始めにご紹介した、今年のタスク、今年のうちに♪Toodledo大掃除に使いたいSearch条件5選 にさらに実用的な(?)サーチ5選を追加してご紹介します。 お盆前から、そっとToodledoを寝かしておいたワイルドな方(私です)、まだ暖か…
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日本語でヘルプやチュートリアルを紹介する「(仮)みんなのToodledo」がオープンしました

お盆シーズン、みなさまいかがお過ごしですか? このたび、日本語でヘルプやチュートリアルを紹介する「みんなのToodledo」(正式名は ToodledoTips です!)をオープンいたしました。 現在は日本語でヘルプを検索したり、おすすめの連携アプリを紹介しているだけのサイトです。 今後はブログ等でご紹介したToodledo用のツールとその活用法、To…
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「Toodledoの小ネタ」ツイートまとめ(2012.7.13)

@ToodledoTipsjp でお届けしていたToodledoの小ネタ「まとめ」も、ひとまず今回で最終回とさせていただきます。(早っw) Toodledoネタのつぶやきや、その他ToodledoのTipsネタはまだまだ続きますので、引き続きよろしくお願いいたします。 それでは今週分のツイートまとめです! Toodledoの小ネタ★リピートタスク等で過去の実績時間を確認する方法★Timerをお使いの方限定ですが、Search→NewSearchでCheckedOff:yes、Task:タスク名で過去の計測時間が検索できます。平均値をLength設定値にする等活用しましょう♪— toodledotipsjp (@toodledotipsjp) 2012, 7月 12 Toodledoの小ネタ★公式のiOSアプリでパスコードロックをかける方法★安定感や素早い起動がウリの公式iOSアプリ。タスク以外にノートブックの追加や表示に使う方も多いかも。大切なメモやタスクにパスをかけたい!という場合はアプリの設定→パスコードでロックを有効にできます♪— toodledotipsjp (@toodledotipsjp) 2012, 7月 11 Toodledoの小ネタ★一覧リストのタスク数はそれぞれ何個?をひと目で分かるようにする方法★Settings→Show List Counts→Show the number of tasks…をチェックして保存。左メニューのタブ右側にタスク数が表示されるように…
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「Toodledoの小ネタ」ツイートまとめ(2012.7.6)

Toodledoの小ネタ、お知らせの無い平日のほぼ毎日 @ToodledoTipsjp でつぶやいております。 本当にそろそ…
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「Toodledoの小ネタ」ツイートまとめ(2012.6.29)

@ToodledoTipsjp でつぶやいております、Toodledoの小ネタ。 意外と続いてますw。 「手動で更新」をモットーに、毎朝Toodledoを使いこなすためのちょっとしたヒントになるようなネタを考えております。 それでは今週分のツイートまとめです。 Toodledoの小ネタ★万一に備えてデータバックアップ★Tools→Import/Export→Backup/Restore へと進みバックアップファイルをダウンロードしておきましょう。この作業を定期的なリピートタスクとして登録しておけば不安無くタスクを処理出来ますね♪— toodledotipsjp (@toodledotipsjp) 2012, 6月 28 Toodledoの小ネタ★キーボードショートカットで軽快操作★Settings→Keyboard Shortcuts→Enable Keyboard Shortcuts をチェックして保存。「?」キーで使え…
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「Toodledoの小ネタ」ツイートまとめ(2012.6.22)

ウィークデーのほぼ毎日 @ToodledoTipsjp でつぶやいております、Toodledoのちょっとした小ネタ。 今週分のツイートまとめです。(あれ、今週はちょっと少ないw) Toodledoの小ネタ★一覧で優先度の低いタスクを表示したくない場合は★タスクのPriority(優先度)をNegative-1に設定しておけば一瞬で非表示にできます。上部メニューのSHOWからNegative Priority Tasksのチェックを外せばOK♪— toodledotipsjp (@toodledotipsjp) 2012, 6月 21 Toodledoの小ネタ★時刻入力は数字のみ入力で時短★開始日時(StartDate/Time)や期日(DueDate/Time)で設定する時刻は:コロン無しでもOKです。9:30なら930、15:00なら1500と数字だけで入力しましょう♪— toodledotipsjp (@toodledotipsjp) 2012, 6月 …
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「Toodledoの小ネタ」ツイートまとめ(2012.6.15)

今月から @ToodledoTipsjp でToodledoのちょっとした小ネタをツイート中です。(いつまで続く?!w) というわけで、今週までのつぶやきをまとめてご紹介いたします。 Toodledoの小ネタ★サブタスクを一括で変更する方法★親タスクのパーマネントリンクを使えばサブタスクをまとめて変更可能です。アクションアイコン(タスク名の左側にある右向き矢印)からPermanent Linkをクリック、上部にあるMULTI-EDITから変更しましょう♪— toodledotipsjp (@toodledotipsjp) 2012, 6月 14 Toodledoの小ネタ★サブタスクはドラッグかアクションアイコンから作成★Proアカウント以上限定のサブタスクは階層化やグループ分けに威力を発揮します。親タスクにドラッグかタスク名の左側にある右向き矢印からAdd Subtask(s)を選択してサブタスクを入力しましょう♪— toodledotipsjp (@toodledotipsjp) 2012, 6月 13 Too…
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Toodledoで共同作業・プロジェクト管理を可能にする「タスク共有」を試す

Toodledoには「タスクの共有」機能があります。 この機能で、複数人が関わるプロジェクトでタスクの進捗やステータスを確認したり、タスクの追加・対応依頼を担当者にダイレクトにおこなうなど、Toodledoをちょっとしたコラボレーションツールとして利用できます。 無料アカウントでは機能の制限がありますが、それでも一部の機能を利用することが可能で、ぜひ利用したい機能です。 最近「共有機能」の管理画面が大幅に改修されましたので、今後のアップデートでさらに機能改善されていることが予想されます。 Toodledoは「ひとり用」でしか使ってないよ!という方も、将来「タスクを共有したいんだけど…」「プロジェクトに参加してくれないかな?」なんていうオファーがあった時に備えて、基本的な仕組みだけでも理解しておくと良いかもしれません。 (内容は管理人自信が理解を深めるため、勝手に公式サイトの英語版ヘルプを日本語で意訳・補足をおこなったものです。誤り等あればご指摘いただけると幸いです。) タスクの共有機能を使って共同作業を実現する Toodledoでは他のユーザにタスク(ToDoリスト)を共有して、簡単に共同作業をおこなうことが可能です。 他のユーザに対しては、タスクの閲覧・編集権限や新規タスクの登録権限などを自由に付与できますので、必要に合わせて設定しましょう。 設定は、ToodledoのWeb画面から、Tools >Sharing へと進んでおこないます。 以下にその詳細について見ていきましょう。 特定ユーザへの(タスク)共有 「特定ユーザへの共有」機能はProアカウントでのみ利用できる機能です。 ※無料アカウントでは、この機能を使って他のユーザから「共有」されたタスクの閲覧、および後述のタスクの「公開」機能が利用できます。 共有を許可するユーザに対しては、個別に閲覧・編集権限や新規タスクの登録権限と、どのフォルダのタスクを表示するか、という設定をおこなえます。(以下の画像参照) 特定ユーザへの権限設定(無料アカウントユーザへの設定例) なお、タスクの編集権限("Can edit my tasks")や登録権限("Can assign me tasks")はProユーザに対してのみ付与できる権限なのでご注意ください。 ※無料アカウントのユーザに対しては、タスクの閲覧権限("Can view my tasks")のみ付与できます。 念のため、付与できる3種類の権限についてみておきましょう。 Can view my tasks(読み取り権限のみ) - この権限では「共有」先のユーザは、タスクの閲覧のみ可能です。タスクの編集や新規登録はできません。 Can assign me tasks(タスクの追加権限あり) - この権限では「共有」先のユーザは、閲覧に加えて、新規タスクの登録がおこなえます。既存タスクの編集はできません。 Can edit my tasks(編集権限あり) - この権限では「共有」先のユーザは、閲覧、新規タスクの登録に加えて、既存タスクの編集・削除がおこなえます。 「既存タスクの編集」は具体的にはタスク内容とコメント(Notes)の編集、完了処理、別のユーザへの「共有」(reassign)です。削除も可能です。 共有後、Private(プライベート)に設定したフォルダに紐付いているタスクは、「共有」先のユーザには表示されません。 (「プライベート(Private)」フォルダの設定については後述) context(コンテキスト)や goal(ゴール)でもこの "Private" 設定がされているタスクは表示されませんので、この機能を利用して「共有したフォルダ内で特定のタスクを見せたくない」と言った場合に "Private" に設定するなどして利用しましょう。 共有されたタスクの表示方法 タスクを「共有」された場合、Toodledoの右上…
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あなたならどれ選ぶ?Toodledoと過ごすGWおすすめプラン5選

今年のゴールデンウィーク、みなさまいかがお過ごしでしょうか。 たくさんの楽しい予定がいっぱい詰まっている方、たくさんの充実した仕事がいっぱい詰まっている方もおいでかと思います。 祝日が多く、まとまった時間を使えるこの機会、まだちょっとだけ余裕あるよという方のためにToodledoと過ごすおすすめプランを考えてみました。 他サイトのおすすめ記事、過去記事とともにご紹介します。 Toodledoのロケーションリマインダと巡る♪「わくわくぶらり旅プラン」 「全国のストアで買い物巡りするんだ」「観光地を回るよ」 という計画のある、とても羨ましい方におすすめのプランです。 Toodledoのロケーションリマインダという機能を利用します。 この機能は、設定しておいた目的地に近づくと、タスクを自動的に表示してくれます。 目的地だけで表示する「タスク」や「お買いものメモ」を設定しておき、頭の中を空にしながら、それぞれの目的地を巡るのも素敵ではないでしょうか。 ToodledoのiPhoneアプリ等で利用できますので、以下の素晴らしいご紹介記事等を参考にぜひご利用ください。 ToodledoがあればAppleリマインダーはいらない。通知場所も自由だし、Web同期が便利すぎる。 / あなたのスイッチを押すブログ Toodledo純正アプリであれば、バックグラウンドで現在地を追跡してくれるので、ロック画面でも通知してくれます。 ... Toodledoを用いた営業術! 「効率」ではなく「場所」で行うタスク管理 | なまら春友流面倒な場所の登録さえPCで行えばタスクを追加するのはPCからでも移動中にiPhoneからでも簡単に行える。 Toodledoにやるべきことを入力する癖をつけさえすればいい。 ポイントは時間ではなく場 ...   ToodledoでGTDを始めよう。「ストレスフリーで頭すっきりプラン」 「ストレスフリーの整理術」こと、GTD®(GettingThingsDone®)。 「近いうちにやってみようと思ってる」という方はこの連休を機会に始めてみるのはいかがでしょうか。 ToodledoはGTDの「収集」にぴったりのツールです。 ぜひ以下の記事をご参考に、チャレンジしてみてください。 Toodledoで始めるGTD®(GettingThingsDone®) | Toodledo Tips BlogGTDでは「1.収集、2.処理、3.整理、4.レビュー・見直し、5.実行」といった重要な各ステップにおいて、頭の中から頭の外に追いやられた情報を「信頼のおけるツール」で管理していくことになります。   休み明けからToodledoを使い倒す!「タスク管理マスタープラン」 「日本語化が近いらしいが…」「高機能そうだが使いづらそう…」というToodledoビギナー(自分もです)の方へオススメしたいプラン。 Toodledoの使い方やTipsを日本語で丁寧に解説をされている、素晴らしいブログやサイトの数々を以下の記事でご紹介しています。 「まだまだ使い倒してない」と感じられている方は先人のみなさまからインスピレーションを得てみてはいかがでしょうか。 執筆者の方も最初はToodledoビギナーだったはず。以下のブログやサイトに使いこなすためのヒントがきっとあると思います。 Toodledoを使い倒すならぜひ読みたい、日本語解説付きおすすめサイト…