今年の予定が固まったらカレンダーとToodledoでタスクを収集・整理しよう

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早いもので今年も、もう約1ヶ月が経過しました。

新しく始めた、タスクやスケジュール管理のやり方やツールが軌道に乗ってきた・・・。という方も多いかもしれませんね。

(まだまだ試行錯誤中という方も・・・。)

「去年からの定期タスクやスケジュールが変わり、今年新しく始まった予定やルーティンの取り組みを整備・メンテナンスしながら、より良い1年にしたい。」 そんな思いのみなさんにとっては大事なタイミングでしょう。

管理人も、この機会にToodledo本体やToodledoを取り巻く連携ツール等の整理をしましたのでメモとして残したいと思います。

当ブログでご紹介しているようなToodledoをベースにしたタスク管理のフローを構築されている方のお役に立てば嬉しいです。

まずはToodledoタスクリストのクリーニング

人によっては、クレンジング(デトックス?)といった表現が当てはまるかもしれません。笑

ToDo管理ツールがタスクの墓場にならないようにするには、現実的なリストとしてメンテナンスし続ける、不断の努力が欠かせません。

以前ご紹介した、GTDをベースにしたダブルタブメソッドなど、リストを整備するいくつかの方法を使って、ダイエットをしておきましょう。

具体的な手順としては、Toodledoのタスクリスト画面のSearch機能などを使い

  1. 実施不要になったタスクを削除
  2. 実施が必要になったタスクを追加

の2つを実施していきます。

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その際、将来のタスクや、実施すべきだが分解が必要なタスクを削除してしまわないように注意しましょう。(後者のタスクは、過去の反省・教訓を元に適切な粒度に分解を試みてみましょう。)

削除するタスクは、

  • 状況の変化で自分のタスクではなくなったもの。
  • 優先度等が変わりやらなくてよくなったもの。
  • 期限切れになり結果的にやらなくて良いもの。

が多いと思いますが、タスクを削除する時、本来はなかなか爽快な気分になるものです。

もし、ちょっと後ろめたい気持ちや罪悪感を感じたら、その気持ちを忘れないうちに、忘れずNEWタスクとして追加しておくようにしましょう。

また、タスクでない参照情報などを発見した場合は 優先度を低く設定する などの工夫をして、毎日見て実行したくなるリストに仕上げておくようにしましょう。

後述の自動連携をしている場合、カレンダーの仕様によっては「Canceled: 〜」などで始まる取り消しされた予定もタスク登録されているかもしれません。ゴミになってしまいますので、合わせて削除しておきましょう。

<ちょっと脱線する話>
現在パブリックβテスト中の新Toodledoでは、タスクの削除ボタン(ゴミ箱)が左側に配置され、タスク削除がスムーズに行えるようになってます。

予定・カレンダーからの自動タスク登録

Googleカレンダーの予定を、所要時間や開始時間(期日)を設定したToodledoタスクとして登録する方法については、以下の記事でご紹介しました。
GCalendar Sync for Toodledo – GoogleカレンダーとToodledoを連携するためのアドオン

GoogleカレンダーからToodledoへの一方通行ですが、カレンダーに登録されてしまえば、あとのタスク化は自動です。

掃除が終われば、必要な情報がToodledoに集まってくるように準備していきましょう。

なお、Googleカレンダーで「繰り返し」が設定されていれば、上記のツールで繰り返し対象の日にそれぞれタスクが登録される(リピートタスクではない)ので、今年から始まった定例ミーティングなども、Toodledo上でしっかりと把握できるようになります。

初期設定だけ少し手間がかかりますが、PCやスマホ、あらゆる予定表をGoogleカレンダーに集めている方は、長い目で見て快適になること間違いなしです。

OutlookとGoogleカレンダー連携問題の解決策

スケジュールや予定表をGoogleカレンダーに集約したい場合に課題となるのが、ローカルPCでOutlook等のクライアントアプリを使っているケース。

事情により、おおっぴらにGoogleカレンダーを使えない・・・という組織の方もいらっしゃるかもしれません。

WindowsPC環境限定ですが、そんな方にご紹介したいのが、gSyncitなどのクライアントアプリを使って、Outlookのカレンダー(予定表)とGoogleカレンダーと連携する方法。
(このgSyncit、Outlookの情報を元に、GoogleカレンダーのみならずToodledoやEvernote、Wunderlist、Nozobeとも直接Syncできる優れものソフト。その辺の機能は使っていないので未検証ですが。)

Proxyを介してネットワークに接続しているケースも多いかと思うので、最終的には所属する組織のIT部門・担当者(ネットワークやシステムの管理者)の承認が必要になるかと思いますが、十分な権限があり純粋に連携したい・・・という場合は選択肢としてご検討ください。

<ちょっと脱線する話>
Outlookといえば、Microsoft版IFTTTとも言える、「FLOW」があるので、ここでのコネクタを活用して何とかGoogleカレンダーと連携する道も残されているかもしれません。
ついでに言うと、Yahoo!JAPAN版IFTTT(?)の「myThings」と並んで、この「FLOW」にもToodledo連携チャネルは一切ありません。もちろん、悔し泣きしたのは言うまでもありません・・・。w

あとはタスクを漏らさず収集、実行あるのみ

iPhone版のToodledoアプリAndroid版のToodledoアプリとも公式版の出来がなかなか良く、当管理人もその「安定感」から改めて普段使いするようになりました。

iPhone版なんかは、2世代遅れていたUIが、マテリアルデザインで逆に時代が追いついてきた感じ・・・。と言ったら言い過ぎでしょうか。

なお、Apple Watchからタスクを登録する場合は、Toodledoアプリの機能は使わず、前述のGCalendar Sync for Toodledoを利用して「カレンダーイベント」として登録する方法がオススメです。

例えばシチュエーションとして、寒いし手袋も分厚いしiPhoneも胸ポケットから出せないな!、そんな時
『ヘイ、Siri』
『明日、10時から15分間”まとめ資料を送付”を予定』
『ヘイ、Siri』
『確定』
とApple WatchのSiriに話しかければ、DueDate:翌日、DueDate:10時、Length:15分の「まとめ資料を送付」タスクがちゃんと1時間以内にToodledoのタスクリストに登録されます。(もちろんカレンダーにも登録されてますが。)

もちろん、Android Wearでも同等のことができるのではと思いますので、ご興味あればお試しください。

アップデートした Add to Toodledo も活用する

昨年ご紹介させていただいた、Chrome拡張機能Add to Toodledoもちょっぴりアップデートしています。

アップデートされたのは、拡張機能の「Pop-Up Quick Add bar」を、「Command+Shift+A」などのショートカットに割り当てておき、いつでもPop-UP画面を表示して思いついたタスク登録を登録できる・・・という機能。

Enterキーで『タッターン!』とタスク登録した際に、メール記法で属性を記述していなくても、規定のタスク属性が保存してある場合はその属性が設定されるようになりました。

Toodledoのタスク画面が目の前に開いていなくてもタスクの収集ができるのはメリットでしたが、属性の設定し忘れでタスクが行方不明になるのは避けたかったところなので、今回のアップデートで収集に精が出ること請け合いです。

以上、この記事がみなさまの今年のタスク管理を破綻させず、コンディションを保つためのヒントになれば幸甚です。

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