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Toodledoで共同作業・プロジェクト管理を可能にする「タスク共有」を試す

Toodledoには「タスクの共有」機能があります。 この機能で、複数人が関わるプロジェクトでタスクの進捗やステータスを確認したり、タスクの追加・対応依頼を担当者にダイレクトにおこなうなど、Toodledoをちょっとしたコラボレーションツールとして利用できます。 無料アカウントでは機能の制限がありますが、それでも一部の機能を利用することが可能で、ぜひ利用したい機能です。 最近「共有機能」の管理画面が大幅に改修されましたので、今後のアップデートでさらに機能改善されていることが予想されます。 Toodledoは「ひとり用」でしか使ってないよ!という方も、将来「タスクを共有したいんだけど…」「プロジェクトに参加してくれないかな?」なんていうオファーがあった時に備えて、基本的な仕組みだけでも理解しておくと良いかもしれません。 (内容は管理人自信が理解を深めるため、勝手に公式サイトの英語版ヘルプを日本語で意訳・補足をおこなったものです。誤り等あればご指摘いただけると幸いです。) タスクの共有機能を使って共同作業を実現する Toodledoでは他のユーザにタスク(ToDoリスト)を共有して、簡単に共同作業をおこなうことが可能です。 他のユーザに対しては、タスクの閲覧・編集権限や新規タスクの登録権限などを自由に付与できますので、必要に合わせて設定しましょう。 設定は、ToodledoのWeb画面から、Tools >Sharing へと進んでおこないます。 以下にその詳細について見ていきましょう。 特定ユーザへの(タスク)共有 「特定ユーザへの共有」機能はProアカウントでのみ利用できる機能です。 ※無料アカウントでは、この機能を使って他のユーザから「共有」されたタスクの閲覧、および後述のタスクの「公開」機能が利用できます。 共有を許可するユーザに対しては、個別に閲覧・編集権限や新規タスクの登録権限と、どのフォルダのタスクを表示するか、という設定をおこなえます。(以下の画像参照) 特定ユーザへの権限設定(無料アカウントユーザへの設定例) なお、タスクの編集権限("Can edit my tasks")や登録権限("Can assign me tasks")はProユーザに対してのみ付与できる権限なのでご注意ください。 ※無料アカウントのユーザに対しては、タスクの閲覧権限("Can view my tasks")のみ付与できます。 念のため、付与できる3種類の権限についてみておきましょう。 Can view my tasks(読み取り権限のみ) - この権限では「共有」先のユーザは、タスクの閲覧のみ可能です。タスクの編集や新規登録はできません。 Can assign me tasks(タスクの追加権限あり) - この権限では「共有」先のユーザは、閲覧に加えて、新規タスクの登録がおこなえます。既存タスクの編集はできません。 Can edit my tasks(編集権限あり) - この権限では「共有」先のユーザは、閲覧、新規タスクの登録に加えて、既存タスクの編集・削除がおこなえます。 「既存タスクの編集」は具体的にはタスク内容とコメント(Notes)の編集、完了処理、別のユーザへの「共有」(reassign)です。削除も可能です。 共有後、Private(プライベート)に設定したフォルダに紐付いているタスクは、「共有」先のユーザには表示されません。 (「プライベート(Private)」フォルダの設定については後述) context(コンテキスト)や goal(ゴール)でもこの "Private" 設定がされているタスクは表示されませんので、この機能を利用して「共有したフォルダ内で特定のタスクを見せたくない」と言った場合に "Private" に設定するなどして利用しましょう。 共有されたタスクの表示方法 タスクを「共有」された場合、Toodledoの右上…